Regulamin konsultacji społecznych to akt prawa miejscowego, w którym zapisane są standardy prowadzenia dialogu społecznego. Na nich z kolei opierają się procedury prowadzenia konsultacji. Jest to podstawowe narzędzie służące do uporządkowania i uregulowania sposobu, w jaki mieszkańcy będą włączani w proces decyzyjny dotyczący ważnych dla nich spraw.

Każda gmina i każde miasto powinno opracować własny dokument tego typu i wprowadzić go odrębną uchwałą. Takie regulacje mają olbrzymie znaczenie dla jakości współpracy polityków, urzędników oraz mieszkańców, organizacji pozarządowych i całej strony społecznej. Tym samym ma to niezwykle pozytywny wpływ na budowę wzajemnego zaufania i poczucia wspólnoty.

Omawiany regulamin porusza i reguluje bardzo wiele zagadnień. Jakie części składowe powinien zawierać? To zależy od potrzeb wszystkich stron dialogu oraz specyfiki problemów, z jakimi najczęściej spotyka się dana społeczność. Nie istnieje coś takiego jak uniwersalny, sprawdzający się wszędzie wzór regulaminu konsultacji społecznych. Są natomiast wytyczne i rekomendacje, które pomagają w stworzeniu regulaminu odpowiedniego dla danego samorządu. Podstawowe elementy dokumentu to:

- Preambuła – to miejsce na zdefiniowanie samych konsultacji społecznych i pojęcia mieszkańca oraz nakreślenie celu lub celów konsultacji.

- Ogólne zasady – powinny być przygotowane w oparciu o „Siedem Zasad Konsultacji”. Należy określić, kto ma prawo brać udział w konsultacjach (zgodnie z prawem – każdy, kto poczuwa się do bycia mieszkańcem), jakie są zasady ich organizacji oraz w jakich formach mogą być przeprowadzane.

- Zakres konsultacji – wskazanie, w jakich sprawach mogą być one organizowane. Zakres na pewno powinien obejmować wszelkie sprawy istotne dla mieszkańców, kwestie związane z aktualizacją samego regulaminu, a także sytuacje, gdy przeprowadzenie konsultacji nakazuje ustawa (np. kiedy podejmowane są decyzje dotyczące planowania przestrzennego). Można też okreslić inne rodzaje spraw, które będą stanowiły szczególny powód do przeprowadzenia konsultacji, przykładowo decyzje w kwestiach kontrowersyjnych, które z dużym prawdopodobieństwem wywołałyby konflikty społeczne i protesty.

- Inicjowanie konsultacji - określenie kto (organy samorządu, grupa mieszkańców, organizacje pozarządowe itp.) i pod jakimi warunkami może inicjować przeprowadzenie konsultacji społecznych. W tym miejscu należy przedstawić, jak wyglądać ma wniosek o realizację konsultacji – w minimalistycznej wersji powinien on zawierać: przedmiot konsultacji, propozycję formy, w jakiej będą one realizowane, uzasadnienie oraz osobę kontaktową i listę osób, które zgadzają się z potrzebą przeprowadzenia konsultacji w danym temacie. Kolejna ważna sprawa to sprecyzowanie trybu postępowania z wnioskiem, np. podania, jakie są terminy na poprawę błędów we wniosku, ile czasu może maksymalnie zająć rozpatrywanie wniosku, jaka jest wymagana forma publicznego poinformowania o złożeniu wniosku.

- Tryb prowadzenia konsultacji – wskazany musi być gospodarz konsultacji i zakres jego obowiązków, a także odpowiedzialna jednostka lub komórka organizacyjna. Podane powinny być wymogi odnośnie treści zarządzenia konsultacji, czyli jakie informacje muszą się w tym dokumencie znaleźć. Określone powinny być też możliwe kanały komunikacji z mieszkańcami, formy konsultacji, możliwość podzlecania prowadzenia konsultacji zewnętrznym organizacjom, udziału ekspertów czy kwestie związane z testowaniem materiałów informacyjnych. Zawarte tu powinny być szczegóły raportowania konsultacji: w jakim czasie raport ma być przedstawiony, co musi zawierać, jakimi kanałami będzie udostępniony do informacji publicznej, powinna być też przewidziana możliwość wysyłki raportu drogą mailową do chętnych osób.

- Ocena i ewaluacja konsultacji – istotne jest zobowiązanie organizatora do dokonania po zakończeniu procesu konsultacyjnego ewaluacji zawierającej ocenę realizacji założonych na początku celów. Ewaluacja służy podniesieniu kompetencji organizatora w tym zakresie, dlatego nie jest konieczne podawanie jej wyników do wiadomości publicznej. Dzięki krytycznej ocenie zrealizowanych konsultacji i wyciąganiu z nich nauki możliwe jest nie tylko doskonalenie kolejnych konsultacji, ale też samego ich regulaminu (jego weryfikację i aktualizację w regularnych odstępach czasu też można wpisać do regulaminu).

- Internetowa platforma konsultacji – regulamin powinien określać miejsce w Internecie, w którym będą zamieszczane informacje na temat planowanych konsultacji (takie jak strona www urzędu czy BIP). Może też przewidywać stworzenia specjalnej strony internetowej przeznaczonej do publikowania informacji dotyczących konsultacji społecznych.

Urząd powinien zadbać o odpowiednią formę zaproszenia (a nie zawiadomienia) mieszkańców do rozmów dotyczących regulaminu. Aby prace były efektywne, warto też zapewnić dostęp do wiedzy na temat tego, czym są konsultacje społeczne, po co się je organizuje, jakie są ich zasady, jakie ograniczenia itd.

Kto jest uprawniony do wzięcia udziału w pracach nad stworzeniem nowego lub poprawą istniejącego regulaminu? W zasadzie wszyscy zainteresowani. W prace powinni być zaangażowani urzędnicy (idealnie, jeśli każdy wydział jest reprezentowany), którzy będą ostatecznie odpowiedzialni za jakość wypracowanych standardów konsultacji. Dobrze, jeśli stronę urzędniczą reprezentuje także prezydent lub jego zastępca, pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi czy jednostka wyznaczona do koordynowania komunikacji społecznej. Ze strony społecznej powinno być jak najwięcej uczestników, którzy będą reprezentować bardzo różne grupy społeczne i grupy interesu – to pozwoli osiągnąć najlepszy efekt prac. Nieprzeceniony wkład w prace mogą też wnieść NGO-sy. W rzeczywistości często to właśnie one są inicjatorami prac nad regulaminem konsultacji, zwracając uwagę na potrzeby wypracowania wysokich standardów dialogu, a kiedy to nastąpi, monitorują ich zachowywanie.

Powyższe omówienie i zawarte w nim wskazówki powinny stanowić pewnego rodzaju kompas, ułatwiający obranie właściwego kierunku podczas tworzenia regulaminu konsultacji społecznych. Szczegółowe omówienie tej problematyki można znaleźć np. w Zeszycie partycypacji, 4/2015.